Đồng Tâm

 Quên mật khẩu
 Đăng ký
Xem: 3070|Trả lời: 0

Kế hoạch dự phòng - Contingency Planning

[Lấy địa chỉ]

714

Bài viết

0

Bạn bè

110k

Điểm

Administrator

Rank: 9Rank: 9Rank: 9

Đăng lúc 22-6-2014 14:37:40 |Xem tất
Hỏa hoạn, lũ lụt, lốc xoáy - đây là những điều mà chúng ta thường kết nối với kế hoạch dự phòng.( w( }, x: p( t. [+ X' n, h3 w
& P1 c; ?3 @* r  P5 s' a
Nhưng nếu nhà cung cấp chính của bạn đột nhiên bị phá sản?  n3 g! A3 C6 d/ |" I: [5 @

; `2 V9 p, J* [. D7 Q9 `Hay, toàn bộ lực lượng bán hàng của bạn được ngộ độc thực phẩm tại hội nghị bán hàng hàng năm?............0 k7 }7 ~+ l) y& O2 ]& I* S
5 b1 _# W* w+ I0 Z& S
Tất cả những điều này có thể gây nhầm lẫn và rối loạn nếu bạn không chuẩn bị đúng cách. Kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng.# _$ R6 y4 [  `1 f/ V7 L" r% r. [
2 ^# \/ n  G- H$ N3 _
Như bạn có thể thấy, kế hoạch dự phòng không chỉ là thảm họa lớn. Trên một quy mô nhỏ hơn, đó là về chuẩn bị cho các sự kiện như mất dữ liệu, con người, khách hàng, và nhà cung cấp, và ẩn số gây rối khác. Đó là lý do tại sao dự phòng kế hoạch một phần quan trọng trong mọi hoạt động.
0 X! q6 E& D1 t3 C+ m# U" A
7 \7 x$ x7 h+ `Đánh giá rủi ro
% ]( ?' c" N+ J0 |7 ~; J- s& r( Y5 {: |
Sự cần thiết phải lập kế hoạch dự phòng xuất hiện từ một phân tích thấu đáo về những rủi ro mà tổ chức của bạn phải đối mặt. Nó cũng hữu ích trong suy nghĩ về các dự án mới và đang diễn ra: những gì sẽ xảy ra khi "Kế hoạch A 'không như mong đợi? Đôi khi kế hoạch A chỉ có nghĩa là "kinh doanh như bình thường." Lần khác, với các kế hoạch quản lý rủi ro phức tạp hơn, Kế hoạch A là phản ứng đầu tiên của bạn để đối phó với nguy cơ xác định - và khi kế hoạch A không làm việc, bạn sử dụng kế hoạch dự phòng của bạn.% J% I( S. d4 U5 \1 x' X6 l
, ?* L, m! C- W) }. q
Sử dụng các nguyên tắc trong quá trình đánh giá rủi ro của bạn:# j6 \5 ?- I$ p/ [  @7 G
6 _: y6 L" U$ l" S% Y0 a7 Y! B  d
Giải quyết tất cả các hoạt động kinh doanh quan trọng - Một kế hoạch tốt xác định tất cả các chức năng kinh doanh quan trọng, và nó vạch ra cách để giảm thiểu thiệt hại.1 v3 Q1 i8 w, S- O% j( }7 F. b; [
Xác định rủi ro - Đối với mỗi chức năng, tiến hành một phân tích rủi ro để xác định những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải. Những gì có khả năng làm gián đoạn đáng kể hoặc gây tổn hại cho doanh nghiệp của bạn?: y4 T- S: z% P5 b; Z2 k
Kết quả cuối cùng của một phân tích rủi ro thường là một danh sách rất lớn của các mối đe dọa tiềm năng: nếu bạn cố gắng để tạo ra một kế hoạch dự phòng, bạn có thể bị quá tải. Đây là lý do tại sao bạn phải ưu tiên.
" L9 L+ b7 }, G7 [; E3 h# i; g& \' b" \# a
Ưu tiên những rủi ro - Một trong những thách thức lớn nhất của kế hoạch dự phòng là đảm bảo bạn không có kế hoạch quá nhiều. Bạn cần sự cân bằng giữa quá trình chuẩn bị cho một cái gì đó mà có thể không bao giờ xảy ra, và chuẩn bị đầy đủ, do đó bạn có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả đến tình trạng khủng hoảng khi nó xảy ra.
5 Q, j; i( c. V  ?3 Q2 h' p0 k6 K0 p, ~5 l. _7 Z2 h8 t) @
Biểu đồ tác động rủi ro / Xác suất giúp bạn tìm thấy sự cân bằng này. Bạn phân tích tác động của mỗi rủi ro, và bạn ước tính một khả năng xảy ra của nó. Sau đó bạn có thể nhìn thấy những rủi ro đòi hỏi các chi phí và nỗ lực giảm nhẹ rủi ro. Quy trình kinh doanh là rất cần thiết để tồn tại lâu dài - như duy trì dòng tiền, hỗ trợ nhân viên, và thị phần - thường ở trên cùng của danh sách.1 {2 N, M% J3 I+ b+ g  F; Q7 J
Lưu ý rằng kế hoạch dự phòng không phải là hành động duy nhất nổi lên như là kết quả của phân tích rủi ro - bạn có thể quản lý rủi ro bằng cách sử dụng tài sản hiện có hiệu quả hơn, hoặc bằng cách đầu tư vào các nguồn tài nguyên và dịch vụ giúp bạn quản lý nó (như bảo hiểm) mới. Ngoài ra, nếu có nguy cơ đặc biệt khó trở thành hiện thực, bạn có thể quyết định làm gì về nó, và quản lý nó nếu tình hình phát sinh.6 w9 r" E" k: I1 j

# b8 Z$ G8 g* v  p' ?5 ^Kế hoạch dự phòng thách thức
- T# s( V$ ?& p& r# G- ~
( H9 C( L' w4 \1 [Bạn cần phải nhận thức hai trở ngại thông thường khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch dự phòng của bạn:$ u( [* q8 `( b( J
Mọi người thường kém động lực để phát triển mạnh mẽ "kế hoạch B", bởi vì họ dành quá nhiều sự đầu tư tình cảm trong 'Kế hoạch A' mà họ muốn cung cấp. Nhấn mạnh rằng kế hoạch B cần phải được đúng suy nghĩ thông qua.
* L# z. t( @, t+ U- c  J/ ?Thường có một xác suất thấp của một cuộc khủng hoảng xảy ra, vì vậy người ta thường không nhìn thấy kế hoạch dự phòng là một hoạt động khẩn cấp. Thật không may, điều này có thể có nghĩa là nó bị mắc kẹt ở dưới cùng để làm danh sách như một nhiệm vụ mà không bao giờ được thực hiện.  W+ W7 _7 T0 z) Q7 w4 A8 M& E7 Z

/ E0 s' ~1 ?/ ~# @" U$ XPhát triển các kế hoạch
- r& q8 b. n- ]- [- J0 D! T4 h: B8 q  o1 P6 V
Nhớ những hướng dẫn này khi đó là thời gian để chuẩn bị kế hoạch dự phòng của bạn:- d, r: h0 l( E$ f! G2 I6 J* n8 `* v- J/ o
5 t6 S7 K3 B( w, E/ [5 |
Mục tiêu chính của bạn là để duy trì hoạt động kinh doanh - Nhìn kỹ vào những gì bạn cần làm để cung cấp một mức tối thiểu của dịch vụ và chức năng.
2 ~" a- d; j7 U: Y5 S& j$ n5 UXác định khoảng thời gian - Điều gì phải được thực hiện trong giờ đầu tiên của kế hoạch đang được thực hiện? Ngày đầu tiên? Tuần đầu tiên? Nếu bạn nhìn vào kế hoạch theo cách này, bạn ít có khả năng bỏ qua chi tiết quan trọng.
0 e! s1 j( N" a( O! Z& _/ [Xác định kích hoạt - Điều gì, cụ thể, sẽ làm cho bạn để thực hiện các kế hoạch dự phòng? Quyết định hành động bạn sẽ phải mất, và khi nào. Xác định người chịu trách nhiệm ở từng giai đoạn và loại quá trình báo cáo họ phải tuân theo.
2 K6 S, ?* r# @6 S) ~Giữ cho kế hoạch đơn giản - Bạn không biết ai sẽ đọc và thực hiện kế hoạch khi cần thiết, vì vậy sử dụng rõ ràng, ngôn ngữ đơn giản.- G; s- w3 ~0 D

. A+ V7 d0 ?9 R3 S9 |9 @0 G5 ~& bXem xét hạn chế nguồn tài nguyên liên quan - tổ chức của bạn sẽ có thể hoạt động theo cùng một cách nếu bạn có để thực hiện Kế hoạch B, hoặc sẽ Kế hoạch B nhất thiết phải giảm khả năng?
) W( @( x  p! V" wXác định nhu cầu của tất cả mọi người - Mọi người trong toàn công ty xác định những gì họ phải có tối thiểu, tiếp tục hoạt động.
5 O- R7 s. D5 ZXác định 'thành công' - Những gì bạn sẽ cần phải làm gì để trở lại 'kinh doanh như bình thường "?; a0 A8 H7 ?: U" A& M' D) I' T
Bao gồm kế hoạch dự phòng trong quy trình hoạt động tiêu chuẩn - Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp đào tạo ban đầu về kế hoạch.. W5 P. l" x2 t: k- P
Quản lý rủi ro của bạn - Tìm kiếm cơ hội để giảm thiểu rủi ro, bất cứ nơi nào có thể. Điều này có thể giúp bạn giảm hoặc thậm chí loại bỏ, sự cần thiết cho kế hoạch dự phòng đầy đủ trong khu vực nhất định." C% i1 W5 g7 V
Xác định thiếu hiệu quả hoạt động - Cung cấp một tiêu chuẩn tài liệu quá trình lập kế hoạch của bạn, và tìm kiếm cơ hội để cải thiện hiệu suất.
. g" g, F- ?& R  V" m! A1 V+ ~# ]1 w- y$ J, Q& c
Duy trì kế hoạch9 |- k8 ~, q  R& C! D0 T

1 S. j' X$ v/ H6 }Sau khi bạn chuẩn bị các kế hoạch dự phòng, bạn cần phải làm một vài điều để giữ cho nó thực tế và có liên quan - không chỉ tạo ra một tài liệu và tập tin nó đi. Như thay đổi doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần phải xem xét và cập nhật các kế hoạch cho phù hợp.+ C- X9 W1 S# R( d" V0 `/ b4 _8 V
7 K6 @2 z4 b4 q4 ~: v! t
Đây là một số bước quan trọng trong quá trình bảo trì kế hoạch dự phòng:
+ l- x) q9 m7 n: ]3 n
/ p6 }1 o  t- `# Y/ XGiao kế hoạch cho tất cả mọi người trong tổ chức.
/ d+ [) t+ [4 V4 ?Thông báo cho mọi người về vai trò và trách nhiệm liên quan đến kế hoạch của họ." |: f: p5 y" J. {
Đào tạo cần thiết cho nhân dân thực hiện các vai trò và trách nhiệm.
* l) S, @5 t' i* f: [Tiến hành cuộc tập huấn mà thực tế.5 a" r( T3 U+ Q+ M5 D' d) ~
Đánh giá kết quả đào tạo và huấn luyện, và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết.
# W! V0 {. S' P  zXem xét kế hoạch một cách thường xuyên, đặc biệt là nếu có sự thay đổi công nghệ, hoạt động, và nhân viên có liên quan.: z7 p$ m3 z( _
Phân phối các kế hoạch sửa đổi trong toàn công ty, và đảm bảo rằng các kế hoạch cũ được bỏ đi., t" n# J5 T5 A
Giữ bản sao của kế hoạch off-site, và ở một nơi mà họ có thể được truy cập một cách nhanh chóng khi cần thiết.0 `/ o) e3 Y* N7 R4 E* h, R5 p) F; p
Kiểm toán kế hoạch định kỳ:9 [4 Y3 U) p. p' F
Đánh giá lại những rủi ro cho doanh nghiệp.
! N1 L, @; q* z- W- Z- hPhân tích những nỗ lực để kiểm soát rủi ro bằng cách so sánh hiệu suất với các trình độ được mô tả trong kế hoạch dự phòng.# h0 A( g. \& ]; R6 G& p4 N4 e
Giới thiệu và thực hiện thay đổi, nếu cần thiết.
, _4 V( S0 ?6 `1 i' O7 _
7 H  N* Q# {/ g( B4 z3 {% a+ l6 DNhững điểm chính
7 \# ?) p5 c  h! LKế hoạch dự phòng bị bỏ qua trong nhiều công ty. Hoạt động hằng ngày là đòi hỏi, và xác suất của một sự gián đoạn kinh doanh quan trọng là nhỏ, vì vậy thật khó để làm cho thời gian để chuẩn bị một kế hoạch tốt.2 y. h; W! \; o& y8 F
Tuy nhiên, nếu bạn chủ động trong ngắn hạn, bạn sẽ giúp đảm bảo sự hồi phục nhanh hơn và hiệu quả hơn từ một trở ngại hoạt động trong thời gian dài, và bạn có thể tiết kiệm từ tổ chức của bạn trong trường hợp rủi ro thực.( u* a2 g6 m* `" _& M# L9 G
Kế hoạch dự phòng đòi hỏi một sự đầu tư thời gian và nguồn lực, nhưng nếu bạn không làm điều đó - hoặc nếu bạn làm điều đó kém - chi phí có thể là đáng kể nếu một thảm họa xảy ra." D& }4 G% {- w$ M. B

8 l: H, G- j5 Z, G+ |
Nguồn: mindtools.com

+ W+ X' o1 m: ?1 e6 k. G" c  d& I$ D
Dịch & Biên Soạn

# A) m& U- T0 j  U
Admin: Hà Hải Định
Phút đầu gặp gỡ người trao
Toàn câu vô nghĩa thấp cao miệng đời
Sĩ phu giữ ý giữ lời
Hoa khai ngọc thốt ý lời trung ngôn
Trả lời

Dùng đạo cụ Báo cáo

Bạn phải đăng nhập mới được đăng bài Đăng nhập | Đăng ký



Lưu trữ|Mobile|Đồng Tâm Info. + Chúng tôi không chịu trách nhiệm về nội dung do thành viên đăng tải . + Truy cập website này nghĩa là bạn đã chấp nhận Quy định của Diễn đàn! + Mọi vấn đề xin liên hệ email: dinhhhsb00961@gmail.com Contact to Administrator : Hà Hải Định (01629201076;) DMCA.com Protection Status

GMT+7, 1-10-2016 19:03 , Processed in 0.057897 second(s), 23 queries .

Lên trên